Een machtigingsbrief is een document dat tijdens het aanvraagproces van eHerkenning wordt gebruikt wanneer aanvullende bevestiging nodig is dat u bevoegd bent om namens een organisatie te handelen.
De machtigingsbrief moet worden ondertekend door de tekenbevoegde persoon of personen binnen de organisatie.
Waarom is een machtigingsbrief nodig?
eHerkenning is een persoonlijk inlogmiddel waarmee u namens een organisatie kunt handelen.
Als u volgens het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK) niet zelfstandig tekenbevoegd bent, moeten wij bevestigen dat u toestemming heeft om eHerkenning aan te vragen en te gebruiken.
De machtigingsbrief zorgt ervoor dat:
- de organisatie op de hoogte is van de aanvraag;
- de tekenbevoegde akkoord geeft op uw aanvraag;
- de juiste machtiging wordt vastgelegd.
Hoe bepalen wij wie moet ondertekenen?
Bij een eHerkenning-aanvraag controleert Digidentity het officiële uittreksel uit het Handelsregister.
Op basis daarvan bepalen wij wie wettelijk bevoegd is om de organisatie te vertegenwoordigen.
Wij kunnen de in het Handelsregister geregistreerde tekenbevoegdheid niet aanpassen of handmatig wijzigen.
Zijn de gegevens onjuist? Dan moeten deze eerst bij de KvK worden aangepast voordat wij de aanvraag kunnen afronden.
Waarom heb ik meerdere machtigingsbrieven ontvangen?
Binnen sommige organisaties is sprake van gezamenlijke tekenbevoegdheid.
Dit betekent dat meerdere tekenbevoegden gezamenlijk akkoord moeten geven op bepaalde handelingen.
Als dit voor uw organisatie geldt, worden meerdere machtigingsbrieven aangemaakt. Iedere tekenbevoegde ontvangt een eigen brief die moet worden ondertekend.
Dit is geen fout, maar een weerspiegeling van de officiële registratie in het Handelsregister.
Meer informatie vindt u hier: Waarom heb ik meerdere brieven ontvangen?
Hoe verloopt het proces?
- Wij genereren automatisch de machtigingsbrief op basis van de gegevens in het Handelsregister.
- De tekenbevoegde persoon of personen ondertekenen de brief.
- De ondertekende brief wordt via de Digidentity Wallet-app geüpload.
- Na goedkeuring zetten wij uw aanvraag voort.
Zodra de machtigingsbrief is goedgekeurd, wordt uw eHerkenningsmiddel uitgegeven of gaat u verder naar de volgende stap van de registratie.
Is een machtigingsbrief altijd verplicht?
Nee.
Een machtigingsbrief is alleen nodig wanneer:
- u niet zelfstandig tekenbevoegd bent volgens het Handelsregister; of
- aanvullende bevestiging van uw machtiging vereist is.
Bent u zelfstandig tekenbevoegd? Dan is een machtigingsbrief doorgaans niet nodig.
Belangrijk
De machtigingsbrief maakt deel uit van het wettelijke en reglementaire kader van eHerkenning. Hiermee wordt gewaarborgd dat organisaties veilig en conform de geldende eisen gebruikmaken van digitale diensten.