Een machtigingsbrief is een document dat tijdens het aanvraagproces van eHerkenning wordt gebruikt wanneer bevestigd moet worden dat u bevoegd bent om namens een organisatie te handelen.
Dit is een vast onderdeel van het eHerkenning-stelsel en geldt voor alle erkende leveranciers.
De machtigingsbrief moet worden ondertekend door de tekenbevoegde persoon of personen binnen de organisatie.
Waarom is een machtigingsbrief nodig?
eHerkenning is een persoonlijk inlogmiddel waarmee u namens een organisatie kunt handelen.
Binnen het eHerkenning-stelsel gelden strikte regels om te waarborgen dat alleen bevoegde personen toegang krijgen tot (overheids)diensten.
Bent u volgens het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK) niet zelfstandig tekenbevoegd? Dan is aanvullende bevestiging nodig dat u toestemming heeft om eHerkenning aan te vragen en te gebruiken.
De machtigingsbrief zorgt ervoor dat:
- de organisatie op de hoogte is van de aanvraag
- de tekenbevoegde akkoord geeft op uw aanvraag
- de juiste machtiging wordt vastgelegd
Hoe bepalen wij wie moet ondertekenen?
Tijdens uw aanvraag controleren wij het officiële uittreksel uit het Handelsregister van de KvK.
Op basis daarvan bepalen wij wie wettelijk bevoegd is om de organisatie te vertegenwoordigen.
Wij volgen hierbij de registratie in het Handelsregister en kunnen deze niet aanpassen.
Zijn de gegevens onjuist? Dan moeten deze eerst bij de KvK worden aangepast voordat wij uw aanvraag kunnen afronden.
Waarom heb ik meerdere machtigingsbrieven ontvangen?
Binnen sommige organisaties is sprake van gezamenlijke tekenbevoegdheid.
Dit betekent dat meerdere tekenbevoegden gezamenlijk akkoord moeten geven op bepaalde handelingen.
Als dit voor uw organisatie geldt, ontvangt iedere tekenbevoegde een eigen machtigingsbrief.
Dit is geen fout, maar een weerspiegeling van de officiële registratie in het Handelsregister.
Meer informatie vindt u hier: Waarom heb ik meerdere brieven ontvangen?
Hoe verloopt het proces?
- Wij genereren automatisch de machtigingsbrief op basis van KvK-gegevens
- De tekenbevoegde persoon of personen ondertekenen de brief
- De ondertekende brief wordt ingediend via de Digidentity Wallet-app
- Na goedkeuring zetten wij uw aanvraag voort
Zodra de machtigingsbrief is goedgekeurd, wordt uw eHerkenningsmiddel uitgegeven of gaat u verder naar de volgende stap van de registratie.
Is een machtigingsbrief altijd verplicht?
Nee, dit is alleen nodig wanneer:
- u niet zelfstandig tekenbevoegd bent volgens het Handelsregister
- aanvullende bevestiging van uw bevoegdheid vereist is
Bent u zelfstandig tekenbevoegd? Dan is een machtigingsbrief doorgaans niet nodig.
Waarom moet ik dit doen als ik al bekend ben?
Ook als u al eerder bent geïdentificeerd of een ander Digidentity-product gebruikt, kan een machtigingsbrief nodig zijn.
Dit komt doordat eHerkenning controleert of u namens de organisatie bevoegd bent — dit staat los van uw persoonlijke identificatie.
Let op: Een machtigingsbrief verloopt na 30 dagen. Is uw brief verlopen? Dan kunt u eenvoudig een nieuwe aanvragen via uw lopende registratie.
Machtigingsbrief verlopen?
U kunt een nieuwe machtigingsbrief aanvragen via uw lopende registratie:
- Ga terug naar uw eHerkenning registratie in de app
- Klik op ‘hier’ bij ‘Heeft u meer tijd nodig om de brief te ondertekenen?’
- Download en onderteken de nieuwe machtigingsbrief
- Dien de ondertekende brief opnieuw in via de QR-code
U kunt dit doen vanaf 5 dagen vóór de vervaldatum.