Let op: dit artikel is alleen van toepassing op eHerkenning zonder KVK
De onderstaande uitleg geldt uitsluitend voor organisaties die geen KVK-nummer hebben en gebruikmaken van de dienst ‘eHerkenning zonder KVK’.
Bij reguliere eHerkenning (met KVK-nummer) haalt Digidentity een uittreksel op uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Op basis hiervan kunnen wij vaststellen wie tekenbevoegd is. Indien nodig, wordt vervolgens automatisch een machtigingsbrief aangemaakt voor bevoegde personen.
Bij organisaties zonder KVK-nummer kan Digidentity geen controle uitvoeren in het Handelsregister om vast te stellen wie tekenbevoegd is. Daarom is bij eHerkenning zonder KVK een machtigingsbrief én een additioneel juridisch document verplicht om de tekenbevoegdheid aan te tonen.
De machtigingsbrief moet worden ingevuld en ondertekend door een tekenbevoegd persoon die wettelijk bevoegd is om de organisatie te vertegenwoordigen. Met deze brief bevestigt de tekenbevoegde dat u toestemming heeft om namens de organisatie een aanvraag te doen voor eHerkenning zonder KVK.
De machtigingsbrief kan niet per e-mail of per post worden aangeleverd en mag niet naar ons kantoor worden gestuurd. Uploaden is uitsluitend mogelijk via de Digidentity Wallet-app met behulp van de QR-code op de machtigingsbrief.
Wanneer u de brief uploadt, zorg er dan voor dat u de onderstaande richtlijnen volgt om een succesvolle upload te garanderen. U kunt elke kop hieronder selecteren voor meer informatie.
Uw machtigingsbrief uploaden voor verificatie:
De machtigingsbrief moet als volgt worden geüpload door de tekenbevoegde:
- Open de Digidentity Wallet-app en selecteer het pictogram "Scan QR" rechtsonder in het scherm.
- Scan de QR-code die op de brief staat.
- Maak een foto van de volledige uitgeprinte brief.
- Selecteer het identiteitsdocument dat u wilt gebruiken voor verificatie.
- Maak een foto van uw identiteitsdocument wanneer de app hierom vraagt.
- Maak een selfie volgens de instructies op het scherm.
- Bevestig uw upload wanneer hierom wordt gevraagd.
Richtlijnen voor het invullen van de machtigingsbrief.
Bij het invullen van de machtigingsbrief moet u ervoor zorgen dat de volgende stappen zijn nageleefd:
- De machtigingsbrief moet eerst worden afgedrukt voordat hij ingevuld wordt. Digitale kopieën van de machtigingsbrief worden niet geaccepteerd.
- De machtigingsbrief moet helemaal worden ingevuld en ondertekend door de tekenbevoegde, aangezien zij gemachtigd zijn om als wettelijke vertegenwoordiger van de organisatie op te treden voor de registratie.
- Alleen de voor- en achternaam van de bevoegde ondertekenaar (zoals ze vermeldt staan op het identiteitsbewijs) is vereist, er is geen behoefte om middelste namen op te nemen.
- De tekenbevoegde moet de naam en geboortedatum handmatig invullen op de stippellijnen in de eerste alinea van de machtigingsbrief.
- De handtekening van de tekenbevoegde onderaan de machtigingsbrief moet een 'natte-inkt'-handtekening zijn. Digitale handtekeningen worden niet geaccepteerd.
- De locatie en datum van ondertekening moeten correct worden ingevuld in de rechterbenedenhoek van de brief.
Uw identiteitsbewijs uploaden voor verificatie:
Wanneer een tekenbevoegde persoon een machtigingsbrief indient, is het verplicht om ook een upload van zijn of haar identiteitsbewijs mee te sturen, zodat de identiteit kan worden geverifieerd.
Volg de onderstaande richtlijnen bij het uploaden van het identiteitsbewijs:
- Het identiteitsbewijs moet van de tekenbevoegde zijn.
- Het identiteitsbewijs moet een origineel exemplaar van het document zelf zijn. Het is niet mogelijk om een kopie of scan van een identiteitsbewijs te uploaden.
- Het identiteitsbewijs moet geldig zijn, en de juridische naam op het identiteitsbewijs moet overeenkomen met de naam van de tekenbevoegde op de machtigingsbrief.
- Er moet een foto van de volledige pagina van het identiteitsbewijs worden genomen. Zorg ervoor dat de handtekening op het identiteitsbewijs ook zichtbaar is op uw upload.
- Let op eventuele schittering of lichtreflectie bij het maken van de foto, aangezien alle details op het identiteitsbewijs zichtbaar moeten zijn bij het uploaden.
Uw selfie uploaden voor verificatie:
Zodra het identiteitsbewijs succesvol is gescand, moet u een selfie maken zodat we het identiteitsbewijs kunnen vergelijken met de persoon die de upload uitvoert. Houd de volgende richtlijnen aan bij het maken van uw selfie:
- Zorg ervoor dat er voldoende licht in de ruimte is, maar geen directe lichtbron achter u.
- Houd uw apparaat op ooghoogte zodat de hoek vergelijkbaar is met de foto op uw identiteitsbewijs.
- Houd de camera zelf vast tijdens het nemen van de foto's en tijdens de bewegingsdetectie die volgt.
- Sta tegen een neutrale achtergrond (bijvoorbeeld een lege muur indien mogelijk). Dit helpt de camera om zich op uw gezicht te concentreren.
- Beweeg uw hoofd langzaam in de richting die door de app wordt aangegeven (als de beweging te snel is, wordt deze mogelijk niet herkend).
- Zorg ervoor dat er geen andere mensen in de afbeelding met u zijn gedurende het proces.
Voor meer informatie, zie onderstaande video: