Wilt u eHerkenning aanvragen namens een gemeente of andere overheidsinstelling? Dan verloopt de machtiging iets anders dan bij een bedrijf. Op deze pagina leest u waarom dat zo is, wie namens uw organisatie kan tekenen en hoe u toekomstige aanvragen een stuk eenvoudiger maakt.
⚠ Let op: wij kunnen uw wettelijke vertegenwoordigers niet automatisch vinden
Bij bedrijven halen wij de tekenbevoegde personen automatisch op uit het Handelsregister van de KVK. Overheidsinstellingen staan wel in het Handelsregister, maar vaak zonder tekenbevoegde personen.
Ziet u tijdens de aanvraag geen of niet de juiste vertegenwoordiger? Rond de aanvraag dan niet af met een willekeurige ondertekenaar, maar volg de stappen hieronder.
Zo vraagt u eHerkenning aan voor een gemeente:
- Log op uw pc of laptop in via my.digidentity.eu en start de aanvraag voor het eHerkenning-product dat u nodig heeft.
- Komt u bij de machtigingsstap en staat er geen (juiste) vertegenwoordiger vermeld? Controleer dan zelf welke persoon tekenbevoegd is. Bij een gemeente is dit vaak de burgemeester.
- Laat de machtigingsbrief ondertekenen door de burgemeester, of door de persoon die in het Handelsregister als tekenbevoegd voor uw gemeente staat vermeld.
- Tekent een andere bestuurder of functionaris? Stuur dan ook de mandaatstukken naar helpdesk@digidentity.com: een aanstellingsdocument en een document waaruit de volmacht blijkt.
- Heeft de tekenbevoegde de brief geüpload en heeft u eventuele mandaatstukken gemaild? Neem dan contact op met onze Servicedesk via helpdesk@digidentity.com. Vermeld de naam, het kenmerk van de brief die is geüpload en het KVK-nummer van uw gemeente.
- Wij beoordelen uw aanvraag handmatig. Soms vragen wij om aanvullende gegevens.
Na goedkeuring kunt u uw eHerkenning-middel gebruiken. Tip: laat de burgemeester of een andere bevoegde ook een bedrijfsbeheerder aanwijzen. Dan hoeft er bij volgende aanvragen niet steeds opnieuw een brief te worden getekend.
Waarom kunnen jullie de wettelijke vertegenwoordigers niet zelf achterhalen?
Voor eHerkenning moeten wij controleren of iemand bevoegd is om namens een organisatie te handelen. Bij bedrijven doen wij dat met de gegevens uit het Handelsregister van de KVK.
Gemeenten en andere overheidsinstellingen zijn wel ingeschreven bij de KVK, maar hebben daar meestal geen tekenbevoegde personen laten registreren. Ons systeem kan de machtigingsbrief dan niet automatisch aan de juiste persoon koppelen. Daarom beoordelen wij deze aanvragen handmatig.
Wie kan namens de gemeente tekenen?
U heeft de volgende mogelijkheden:
- De burgemeester. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente. Heeft uw gemeente geen andere tekenbevoegde laten registreren, dan is de burgemeester de vaste ondertekenaar.
- Een tekenbevoegde uit het Handelsregister. Staat er bij de KVK iemand geregistreerd die namens uw gemeente mag tekenen? Dan kan deze persoon de brief ondertekenen.
- Een andere bestuurder of functionaris met mandaat, bijvoorbeeld een wethouder of gemeentesecretaris. Dit kan alleen als u kunt aantonen dat deze persoon hiervoor bevoegd is (zie de volgende vraag).
Let op: de bevoegdheid van de ondertekenaar mag niet beperkt zijn tot een maximaal geldbedrag. Is iemand bijvoorbeeld alleen bevoegd tot een bepaald bedrag? Dan kan deze persoon de brief niet ondertekenen.
Wanneer zijn openbare gegevens genoeg en wanneer zijn mandaatstukken nodig?
Openbare gegevens volstaan als de brief wordt ondertekend door de burgemeester of door een persoon die als tekenbevoegde in het Handelsregister staat. Wie burgemeester van uw gemeente is, is openbaar bekend. Wij kunnen de ondertekenaar dan controleren met de KVK-registratie en openbare informatie.
Mandaatstukken zijn nodig als iemand anders tekent, of als wij de bevoegdheid niet met openbare gegevens kunnen vaststellen. Wij vragen dan om:
- een aanstellingsdocument van de ondertekenaar, en
- een document waaruit de volmacht of het mandaat blijkt, zoals een mandaatbesluit.
Let op: De volmacht of het mandaat mag niet beperkt zijn tot een maximaal geldbedrag.
Na ontvangst beoordelen wij uw aanvraag. In sommige gevallen vragen wij nog om aanvullende informatie.
Wat is een Bedrijfsbeheerder en wat zijn de voordelen?
Een Bedrijfsbeheerder keurt namens uw organisatie eHerkenning-aanvragen van collega's goed in het Self-Service Portaal. Voor gemeenten is dit extra handig: de burgemeester of een andere bevoegde tekent één keer voor de Bedrijfsbeheerder, waarna niet voor elke nieuwe aanvraag opnieuw een brief nodig is.
De voordelen:
- Aanvragen snel goedkeuren, zonder brieven te printen en te ondertekenen.
- Rollen toewijzen, zodat u bepaalt welke diensten medewerkers kunnen gebruiken.
- Abonnementen, machtigingen en facturen op één plek beheren.
- Toegang tot dashboards en rapportages.
Er zijn twee niveaus:
- Bedrijfsbeheerder niveau 3: keurt aanvragen goed voor eHerkenning niveau 2+, 3 en 3 Belasting. Gratis.
- Bedrijfsbeheerder niveau 4: keurt daarnaast ook aanvragen voor eHerkenning niveau 4 goed en kan extra Bedrijfsbeheerders aanwijzen. € 25 (excl. btw) per jaar, afgesloten als driejarig abonnement.
Voor het worden van Bedrijfsbeheerder gelden dezelfde regels als voor een machtiging: ook hier tekent de burgemeester of een andere bevoegde, eventueel met mandaatstukken.
Ik werk bij een andere overheidsinstelling dan een gemeente
Bij een gemeente is de tekenbevoegde (de burgemeester) openbaar bekend. Bij andere overheidsinstellingen is dat vaak niet zo, waardoor wij de bevoegdheid niet altijd kunnen vaststellen.
Wij adviseren u om bij de KVK een tekenbevoegde persoon voor uw organisatie te laten registreren. Daarna kan de aanvraag via het normale proces verlopen. Twijfelt u? Neem dan contact op met onze Servicedesk via helpdesk@digidentity.com, zodat wij uw situatie kunnen beoordelen.
Komt uw aanvraag niet verder?
Controleer eerst of de brief is ondertekend door de burgemeester of door een persoon die in het Handelsregister als tekenbevoegde staat. Tekent iemand anders? Controleer dan of u het aanstellingsdocument en het volmacht- of mandaatdocument heeft meegestuurd.
Is dit in orde en lukt het nog steeds niet? Neem dan contact op met onze Servicedesk via helpdesk@digidentity.com.