Een gekwalificeerd elektronisch zegel (eSeal) wordt aan een organisatie uitgegeven. Het kan worden gebruikt om te bevestigen dat een document van die organisatie afkomstig is en dat de inhoud niet is gewijzigd.
Voordat een eSeal kan worden uitgegeven, moeten wij mogelijk bevestigen dat u bevoegd bent om deze namens de organisatie aan te vragen.
Wanneer is een machtiging nodig?
U heeft doorgaans een machtiging nodig als u in het relevante handelsregister niet als zelfstandig tekenbevoegde vertegenwoordiger van de organisatie staat geregistreerd.
Deze machtiging wordt verleend met een brief die moet worden ondertekend door de wettelijk bevoegde vertegenwoordiger of vertegenwoordigers die in het handelsregister staan geregistreerd.
Waarom is een machtigingsbrief nodig?
Als u niet als zelfstandig tekenbevoegde vertegenwoordiger staat geregistreerd, moet een wettelijk vertegenwoordiger van de organisatie bevestigen dat u namens de organisatie een gekwalificeerd elektronisch zegel mag aanvragen.
De machtigingsbrief bevestigt dat:
- De organisatie op de hoogte is van de eSeal-aanvraag.
- Een wettelijk bevoegde vertegenwoordiger van de organisatie akkoord gaat met de aanvraag.
- U toestemming heeft om de eSeal namens de organisatie aan te vragen en te beheren.
Hoe bepalen wij wie moet ondertekenen?
Tijdens de aanvraag controleren wij de officiële gegevens van de organisatie in het handelsregister. Voor Nederlandse organisaties is dit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Voor buitenlandse organisaties raadplegen wij het relevante nationale handelsregister van het land waarin de organisatie staat geregistreerd.
Met deze gegevens bepalen wij wie wettelijk bevoegd is om de organisatie te vertegenwoordigen en wie de machtigingsbrief of machtigingsbrieven moet ondertekenen.
Wij moeten de gegevens in het handelsregister volgen en kunnen deze niet aanpassen.
Kloppen de geregistreerde vertegenwoordigers of hun tekenbevoegdheden niet? Dan moet de organisatie deze gegevens eerst bij het relevante handelsregister laten aanpassen voordat de aanvraag kan worden voortgezet.
Waarom heb ik meerdere machtigingsbrieven ontvangen?
Bij sommige organisaties is sprake van gezamenlijke tekenbevoegdheid. Dit betekent dat meerdere bevoegde vertegenwoordigers bepaalde handelingen gezamenlijk moeten goedkeuren.
Als dit voor uw organisatie geldt, ontvangt iedere vereiste vertegenwoordiger een afzonderlijke machtigingsbrief.
Dit is geen fout. Het aantal brieven is gebaseerd op de officiële registratie van de organisatie in het handelsregister.
Lees voor meer informatie: Waarom moet ik meerdere machtigingsbrieven laten ondertekenen?
Hoe werkt het machtigingsproces?
- Aan de hand van de handelsregistergegevens bepalen wij welke bevoegde vertegenwoordiger of vertegenwoordigers de aanvraag moeten goedkeuren.
- Wij stellen de benodigde machtigingsbrief of machtigingsbrieven op.
- De bevoegde vertegenwoordiger of vertegenwoordigers controleren en ondertekenen hun brief.
- U dient het ondertekende document tijdens uw eSeal-registratie in via de Digidentity Wallet-app.
- Wij controleren het ingediende document.
- Na goedkeuring gaat uw eSeal-aanvraag door naar de volgende stap.
Is een machtigingsbrief altijd nodig?
Een machtigingsbrief is niet altijd nodig. Deze is doorgaans vereist als:
- U in het relevante handelsregister niet als zelfstandig tekenbevoegde vertegenwoordiger staat geregistreerd.
- De organisatie gezamenlijk wordt vertegenwoordigd door meerdere bevoegde vertegenwoordigers.
- Aanvullende bevestiging van uw bevoegdheid nodig is.
Staat u als zelfstandig tekenbevoegde vertegenwoordiger geregistreerd? Dan is een machtigingsbrief doorgaans niet nodig.
Waarom is dit nodig als Digidentity mij al heeft geverifieerd?
Persoonlijke identiteitsverificatie en de bevoegdheid om namens een organisatie te handelen zijn twee afzonderlijke controles.
Ook als Digidentity uw identiteit al heeft geverifieerd of als u al een ander Digidentity-product gebruikt, kan nog steeds bevestiging nodig zijn dat u bevoegd bent om namens de organisatie een eSeal aan te vragen.
Let op: een machtigingsbrief verloopt na 14 dagen.
Is de brief verlopen? Dan kunt u via uw lopende eSeal-registratie een nieuwe brief aanvragen.
Is uw machtigingsbrief verlopen?
U kunt via uw lopende eSeal-registratie een nieuwe machtigingsbrief aanvragen:
- Ga terug naar uw lopende eSeal-registratie (internationaal).
- Selecteer hier onder ‘Meer tijd nodig om de brief te ondertekenen?’
- Download de nieuwe machtigingsbrief.
- Laat de brief ondertekenen door de vereiste vertegenwoordiger of vertegenwoordigers.
- Dien het ondertekende document opnieuw in met de QR-code die tijdens uw registratie wordt weergegeven.
U kunt vanaf vijf dagen vóór de vervaldatum een vervangende machtigingsbrief aanvragen.