Om de veiligheid en betrouwbaarheid van onze diensten te waarborgen, controleert Digidentity of een organisatie officieel is geregistreerd en wie binnen die organisatie bevoegd is om namens de organisatie te handelen.
Dit proces noemen wij organisatieverificatie.
Belangrijk:
Digidentity kan alleen gebruikmaken van de bevoegdheidsinformatie die officieel is vastgelegd in het relevante handelsregister.
Wij kunnen geen uitzonderingen maken op basis van statuten, aandeelhoudersovereenkomsten, bestuursbesluiten, volmachten of andere interne organisatiedocumenten.
Waarom is organisatieverificatie nodig?
Deze controles zorgen ervoor dat alleen personen met de juiste bevoegdheid bedrijfsgegevens kunnen beheren of aanvragen kunnen indienen namens de organisatie.
Zo moet bijvoorbeeld het aanvragen van eHerkenning-toegang of een gekwalificeerd elektronisch zegel worden gedaan door iemand die officieel bevoegd is om de organisatie te vertegenwoordigen.
Dit helpt uw organisatie te beschermen tegen misbruik en onbevoegde toegang.
Welke informatie controleert Digidentity?
Wij verifiëren organisaties door informatie op te halen uit officiële handelsregisters, zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel in Nederland.
Daarom vragen wij tijdens de registratie om een organisatienummer uit het relevante register, zoals een KvK-nummer.
In het handelsregister controleren wij onder andere:
- Of de organisatie bestaat en actief is.
- Wie binnen de organisatie bevoegd is om te tekenen of namens de organisatie te handelen.
- Het type bevoegdheid, bijvoorbeeld:
- Zelfstandig bevoegd
- Gezamenlijk bevoegd (meerdere handtekeningen vereist)
- Beperkt bevoegd of bevoegd onder voorwaarden
Waarom gebruikt Digidentity alleen informatie uit het handelsregister?
Om alle organisaties op een consistente en objectieve manier te verifiëren, kunnen wij alleen gebruikmaken van bevoegdheidsinformatie die officieel is vastgelegd in het relevante handelsregister.
Deze informatie bepaalt wie namens de organisatie mag handelen en of extra goedkeuringen of handtekeningen nodig zijn.
Dit betekent dat wij geen uitzonderingen kunnen maken op basis van informatie die niet in het handelsregister staat.
Kan Digidentity statuten of interne organisatiedocumenten gebruiken?
Nee. Digidentity kan geen statuten, aandeelhoudersovereenkomsten, bestuursbesluiten, volmachten of andere interne organisatiedocumenten gebruiken om af te wijken van de bevoegdheidsinformatie in het handelsregister.
Ook wanneer deze documenten aangeven dat een specifieke persoon zelfstandig mag handelen, of dat minder handtekeningen nodig zijn, moeten wij de bevoegdheidsstructuur volgen zoals die in het officiële handelsregister staat.
Kan Digidentity deze documenten opvragen bij de Kamer van Koophandel?
Nee. Digidentity vraagt geen statuten of andere interne organisatiedocumenten op bij de Kamer van Koophandel.
Wij beoordelen deze documenten ook niet als onderdeel van de organisatieverificatie.
Wat als het handelsregister niet overeenkomt met onze interne afspraken?
Als de bevoegdheidsstructuur in het handelsregister niet overeenkomt met de interne afspraken binnen uw organisatie, dan moet dit buiten Digidentity worden opgelost.
Wij adviseren u hiervoor contact op te nemen met de Kamer van Koophandel of uw juridisch adviseur.
Zodra de juiste bevoegdheidsstructuur in het handelsregister staat, kan Digidentity deze informatie gebruiken tijdens de organisatieverificatie.
Hoe gebruikt Digidentity de bevoegdheidsinformatie?
De aanvrager is zelfstandig bevoegd
Als de aanvrager in het register staat als zelfstandig bevoegd, kan de registratie direct worden voortgezet. Er zijn geen extra handtekeningen nodig.
De aanvrager is gezamenlijk bevoegd
Als de aanvrager gezamenlijk bevoegd is, kan een extra goedkeuring of handtekening van één of meer andere bevoegde vertegenwoordigers nodig zijn. Ons systeem begeleidt dit proces automatisch.
De aanvrager is niet bevoegd
Als de aanvrager niet als bevoegd staat vermeld, maken wij automatisch een machtigingsbrief aan voor de personen die wél bevoegd zijn. Zodra zij de machtigingsbrief indienen, kan de registratie worden afgerond.